Description des responsabilités

MINISTÈRE DE L’ÉDUCATION NATIONALE ET DE LA FORMATION PROFESSIONNELLE (MENFP)
UNITÉ DE GESTION DE PROJETS – Projet QEPE II (BDC) AVIS DE RECRUTEMENT
Poste : Assistante Administrative
Date limite de soumission des dossiers de candidature 1er août 2025

1.    Mise en contexte
Le Ministère de l’Éducation Nationale et de la Formation Professionnelle (MENFP), grâce à un financement de la Banque de Développement des Caraïbes (BDC), met en œuvre le projet « Quality Enhancement in Public Education II » (QEPE II) afin d’améliorer l’accès et la qualité de l’éducation dans les communautés vulnérables du Département du Centre. Dans ce cadre, l’UGP- MENFP lance un appel à candidatures pour un(e) Assistant·e Administratif·ve chargé·e , en collaboration étroite avec le Coordonnateur de l’UGP et le Manager de Projet, d’assurer la gestion opérationnelle et le bon fonctionnement administratif du QEPE II.
2.    Responsabilités principales
•    Gérer les appels, courriels et la correspondance officielle (rédaction, envoi, archivage).
•    Assurer la liaison avec les parties prenantes du projet.
•    Organiser et suivre les réunions (gestion des agendas, convocation, prise de notes, rédaction de comptes rendus).
•    Classer et archiver les documents administratifs, en format papier et numérique.
•    Suivre l’inventaire des fournitures de bureau et des équipements, passer les commandes et gérer les relations avec les fournisseurs.
•    Organiser les déplacements (réservations de transport et hébergement) et assurer la logistique des ateliers, séminaires et formations.
•    Préparer les bons de commande et les pièces justificatives nécessaires.
•    Assister à la gestion financière (suivi des paiements, des rapports de dépenses et de la petite caisse).
3.    Qualifications requises
•    Diplôme universitaire en gestion, administration publique, administration des affaires ou tout autre domaine connexe.
•    Minimum trois (3) ans d’expérience en soutien administratif de projets (ONG, institutions internationales)
•    Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des plateformes de gestion documentaire
•    Expérience en organisation d’événements, suivi financier et logistique de projets
•    Français et créole haïtien courants ; anglais souhaitable
•    Sens de l’organisation, rigueur, discrétion et bonnes capacités relationnelles

•    Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément
4.    Conditions de travail
•    Poste basé dans le département de l’Ouest
•    Rémunération selon qualifications et expérience
•    Disponibilité pour interventions urgentes et adaptabilité aux conditions locales
5.    Égalité des chances
L’UGP-MENFP promeut l’égalité des chances : toutes les candidatures sont examinées sans discrimination de genre, d’ethnie, de religion ou autre.
Les personnes intéressées peuvent obtenir des informations supplémentaires et les termes de référence en adressant une demande formelle à infomarches_UGP@menfp.gouv.ht aux heures suivantes : du lundi au vendredi de 8 heures à 16 heures à l’attention de la Coordination.

1.    Composition du dossier de candidature
•    Un CV détaillant le cursus de formation et son expérience professionnelle.
•    Une copie des diplômes et des attestations.
•    Une lettre de motivation.

2.    Adresse de dépôt des candidatures et contact
Les dossiers de candidature doivent être déposés par voie électronique à infomarches_UGP@menfp.gouv.ht ou en version imprimée au secrétariat du Projet sis au # 3, Rue Villevaleix, Péguy-Ville au plus tard le 1er août 2025 à 16 heures (4h00 PM) heure locale. L’objet du courriel ou l’enveloppe contenant le dossier doit indiquer clairement : « Candidature au poste de poste d’Assistante Administrative ».

Coordination de l’UGP/MENFP
 

Profil recherché

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Composition du dossier de candidature

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Autre remarque