Description des responsabilités

Projet de Protection Sociale Adaptative pour une Résilience Accrue (PSARA) (P174111)

TERMES DE REFERENCE

Poste : Directeur.trice Administratif.tive & Financier.ère de l’Unité de Gestion du Projet (UGP)

1. Contexte
Le Gouvernement de la République d’Haïti a reçu de la Banque Mondiale, à travers l’Association internationale de développement (IDA), un don pour financer le Projet de Protection Sociale Adaptative pour une Résilience Accrue (PSARA). Le Projet est mis en œuvre par le Ministère d’Affaires Sociales et du Travail (MAST) avec l’appui technique et opérationnel du Programme Alimentaire Mondiale (PAM) des Nations Unies en Haïti.
Le Projet vise à distribuer des transferts monétaires aux populations ciblées et d’établir les fondations d’un système de protection sociale adaptive afin de répondre aux chocs, dont la COVID-19. Les quatre principales composantes du Projet sont : (i) la distribution d’un filet de protection sociale adaptatif y compris les transferts monétaires et les mesures d’accompagnement aux populations ciblées, dans le département de la Grande-Anse ; (ii) l’établissement des fondations du système de protection sociale adaptatif ; (iii) la gestion du projet et suivi-évaluation et (iv) une composante contingente d’urgence.
Sous la direction et la supervision de l’Unité d’Études et de Programmation (UEP) du MAST, les activités du Projet seront menées par une Unité de Gestion du Projet (UGP) constituée en des équipes au niveau central (à Port-au-Prince) et au niveau départemental (à Jérémie).

2. Objectifs du Poste
Sous la supervision du Coordonnateur National de l’UGP et en collaboration avec le personnel de l’Unité fiduciaire et administrative du Projet, le/la Directeur.trice Administratif.tive et Financier.ère est responsable de tous les aspects de la gestion financière, comptable et administrative du Projet PSARA, en conformité avec le Manuel de Procédures de Gestion Administrative, Financière et Comptable du Projet et les règlements en vigueur sur la finance. Il/elle est responsable de l’élaboration et du contrôle de l’exécution du budget alloué au projet selon les normes de gestion financière et le suivi des procédures financières et comptables du Projet selon les principes comptables et de saine gestion et transparence.
3. Taches Spécifiques
Le/la Directeur.trice Administratif.tive et Financier.ère aura pour taches spécifiques : 
(a) Gestion financière :
Participer à l’élaboration du budget du Projet selon l’élaboration du plan annuel d’opération (PAO) et le programme de travail et budget annuel (PTBA) ;
S’assurer que les procédures financières mises en œuvre sont conformes aux dispositions des documents de bases du projet (Accord de financement, Manuel des procédures et Manuel d’exécution, Accord de Don de Développement) et des procédures de gestion financière ;
S’assurer de la bonne gestion des fonds et suivre les opérations financières de(s) Compte(s) Désigné(s) du projet ;
Faire le suivi et réviser périodiquement les progrès financiers du projet et rapporter toutes déviations au Coordinateur National afin de prendre les actions nécessaires ;
Préparer et émettre des rapports financiers à toutes les parties concernées, conformément aux formats et fréquences établies durant la préparation du projet ;
Assurer que le suivi des activités physiques soit lié au suivi financier en collaboration avec le Spécialiste de Suivi et Évaluation de l’UGP ;
Préparer et/ou vérifier les contrats passés par le Spécialiste Passation de Marchés (SPM) de l’UGP et faire le suivi de l’acquisition des biens et services selon le plan de passation de marchés approuvé ;
A la fin du projet, assurer la clôture des comptes du projet, conformément aux procédures requises par le Gouvernement et la Banque Mondiale.
(b) Gestion comptable et de décaissements :
Superviser la tenue de la comptabilité générale et la mise à jour des livres et registres comptables conformément aux principes de comptabilité de caisse ;
Établir les états financiers consolidés et préparer des documents de réconciliations bancaires ;
Élaborer les rapports de comptabilité en assurant qu’ils soient à jour, fiables, et tenus d’après les Principes Généraux de Comptabilité et du Système de Comptabilité du Gouvernement au niveau régional et central ;
Établir la situation des contrats en cours et des factures à payer ;
Superviser l’exécution des paiements aux contreparties selon les termes convenus ;
Veiller au bon classement et à l’archivage des pièces justificatives des opérations du projet et de tout document d’ordre financier ou comptable suivant des principes prédéfinis.
Préparer les demandes de décaissements et faire le suivi des décaissements du projet ;
Assurer que les missions de la Banque Mondiale reçoivent les documents nécessaires pour le suivi des décaissements ;
Assurer que le compte spécial en Dollars soit maintenu conformément à l’Accord de Don de Développement et est périodiquement vérifié avec les relevés de comptes bancaires ;
(c) Contrôles Internes :
Assurer une gestion saine et sécurisée des ressources allouées aux opérations financières, d’approvisionnement et de gestion du bureau par la mise en place d’un système de contrôle interne ; 
Assurer (i) le suivi à tous les niveaux des politiques et procédures ayant rapport au projet, conformément au manuel d’opération ; (ii) l’efficacité du système de contrôle ; et (iii) la fiabilité du système de comptabilité et de gestion financière ;
Assurer que les actions de correction sont prises dans les plus courts délais afin de remédier à un contrôle interne faible et rapporter au Coordinateur de Projet toutes circonstances qui pourraient empêcher l’utilisation efficace et rentable des ressources du projet.
(d) Rapports d’Audits :
Faire la liaison avec les auditeurs externes concernant le timing et contenu des audits ;
Préparer et soumettre les relevés financiers du projet aux auditeurs externes dans les trois mois suivant la fin de l’année fiscale, et faciliter le processus d’audit ;
Soumettre les rapports d’audit à l’Association dans les six mois suivant la fin de l’année fiscale ;
S’assurer que des recommandations et/ou des actions correctives soient prises afin de corriger les carences rapportées par les auditeurs externes ;
(e) Gestion administrative :
Assurer l’organisation générale du département administratif du projet et veiller au bon fonctionnement de la structure administrative du celui-ci ;
Assurer la formation des comptables affectés au Projet sur les procédures de gestion financière de l’IDA (Budget, comptabilité, reporting) ;
Contribuer à la rédaction de la partie administrative et financière des appels d’offres, des TDR et contrats de marchés ;
S’assurer de la production et de la diffusion des rapports périodiques prévus dans les manuels du Projet.
(f) Toute responsabilité ou tâche supplémentaire jugée nécessaire par le Coordonnateur de l’UGP ou en collaboration avec l’Unité fiduciaire et administrative de l’UGP.

4. Qualifications et aptitudes requises
Le/la Directeur.trice Administratif.tive et Financier.ère doit avoir :
Un diplôme de niveau universitaire en finance, comptabilité ou autre discipline connexe ;
Une expérience spécifique d’au moins cinq (5) années dans un poste similaire, dans le domaine de la gestion financière, préparation et maintien des comptes et utilisation de systèmes de gestion d’information pour de larges opérations ;
Une expérience de travail avec la Banque Mondiale ou la BID serait un atout ;
Une maîtrise des logiciels MS Office et ACCPAC ;
Des capacités analytiques et compétences administratives et informatiques ;
Une capacité à travailler en équipe, sous pression et dans un environnement interinstitutionnel divers ;
Une excellente capacité écrite et orale du français – une bonne connaissance de l’anglais.

5. Conditions et Rémunération
Le/la Directeur.trice Administratif.tive et Financier.ère sera recruté pour une période initiale de 12 mois, et à temps plein, avec une possibilité d’extension du contrat. 
La rémunération sera fixée en fonction des qualifications et de l’expérience du/de la candidat(e). Le poste sera pourvu sur une base contractuelle et à temps plein.
Les intéressés (es) sont priés (es) de faire parvenir leur dossier complet (lettre de motivation, curriculum vitae et copie des attestations et/ou diplômes) en un (1) seul fichier PDF à l’adresse électronique suivante  ugp.mast@gmail.com  ou le déposer sous pli cacheté au 4, Impasse Alexis Delmas 60 Musseau, du lundi au vendredi de 09h00 à 15h au plus tard le 28 mars 2025.
***Les candidatures de femmes et de personnes en situation de handicap sont vivement encouragées.

 

Profil recherché

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Composition du dossier de candidature

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Autre remarque